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专科学生学籍管理办法
2014-06-03 就业指导中心 

为加强我院学生学籍管理,努力提高教育质量,培养合格的高等专业人才,根据《普通高等学院学生管理规定》(教育部第21号令)、《湖南省普通高校学生学籍管理规定》以及《普通高等学院新生学籍电子注册暂行办法》等文件精神,结合我院实际,特制定本办法。  

第一章入学与注册

按国家招生规定被我院录取的新生,须持我院签发的《录取通知书》和《新生入学须知》中规定的有关证件,按期到校办理入学手续。因故不能按期入学者,应向学生工作处请假,请假须经批准方为有效。请假学生在入学报到时,应提交居委会或村委会或父母所在单位证明,请假时间一般不超过4周。未请假或者请假逾期者,除因不可抗力等正当事由以外,视为放弃入学资格。  

新生入学后,学院在三个月内按照国家招生规定对其入学资格进行复查,复查内容包括学生是否符合报考条件、是否经过省级招生部门录取备案等。复查合格者予以注册,取得学籍。复查不合格者,由学院区别情况,予以处理,直至取消入学资格。凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者,一经查实,学院取消其学籍。情节恶劣的,报请有关部门查究。  

新生入学后进行健康复查,学生的身体健康状况应符合教育部与卫生部、中国残疾人联合会颁发的《普通高等学院招生体检工作指导意见》的规定要求。对患有疾病的新生,经学院指定的二级甲等以上医院(下同)诊断不宜在校学习的,由学生本人申请,学院批准,可以保留入学资格一年,保留入学资格者不具有学籍。在保留入学资格期内,经治疗康复者,由本人提出申请,经由学院指定医院诊断,符合体检要求,学院复查合格后,可以重新办理入学手续。复查不合格或者逾期不办理入学手续者,取消入学资格。  

每学期开学时,学生持学生证到系部办理报到注册手续,系部汇总至学生工作处。不能如期注册者,应向系部申请并报学生工作处备案,经批准后方可履行暂缓注册手续,暂缓注册时间一般不超过4周。不按规定缴纳学费、或者不履行暂缓注册手续、或者其他不符合注册条件的不予注册。  

第二章休学与复学

学生在实习期间不能办理休学手续。凡有下列情况之一的学生,可准予休学。  

1、因病经学院指定的县级以上医疗单位诊断,须停课治疗且时间超过一学期总学时三分之一及以上者,应予休学。  

2、一个学期中因事或因病请假,累计时间超过学期总学时三分之一者,可予休学。  

3、患有不宜在校学习疾病的学生,学院应安排学生到指定的县级及以上医疗单位诊断确认后,通知家长,劝其休学治疗。  

4、学生应征参加中国人民解放军(含中国人民武装警察部队),学院保留其学籍至退役后一年,休学期间,学院不承担管理责任。  

休学手续的办理:本人到系部领取《休学申请表》→提出书面申请→系部、相关处室、领导审批,由招生就业处签发休学证明。  

学生休学期限为一年,一年期满仍不能复学的,应再次办理休学手续。学生休学期满后,应于复学前一个月向学院申请复学。  

复学手续的办理:学生持《休学证明》到系部领取《复学申请表》→提出书面申请→系部、相关处室、领导审批→办理复学下班手续。  

复学的学生原则上随原专业的下一个年级学习。因病休学的学生,在复学时,必须持县级以上医院的健康证明,并经学院复查能坚持正常学习者,方可复学。  

第三章转学

学生一般应当在被录取学校完成学业。如患病或者确有特殊困  

难,无法继续在本校学习的,可以申请转学。  

一、学生有下列情形之一,不得转学:  

(一)入学未满一学期的。  

(二)由招生时所在地的下一批次录取学校转入上一批次学校、由低学历层次转为高学历层次的。  

(三)招生时确定为定向、委托培养的。  

(四)应予退学的。 

(五)毕业学年学生。  

(六)其他无正当理由的。  

二、办理转学手续的具体要求:  

(一)由转出学校提供以下资料:  

1、学生转学申请书。  

2、学生原始录取表和注册表(复印件需加盖学校公章)  

3、学生成绩单(盖教务处公章)。  

4、学校表现鉴定书(盖学生处公章)。  

5、《高等学校学生转学申请(确认)表》一式五份。  

6、转出学校同意转出函。  

(二)办理流程。  

1、转入手续的办理:  

学生本人提出书面申请→转出学校审批→长沙卫生职业学院审批→转出学校报湖南省教育厅审批→学生转入 

2、转出手续的办理:  

学生本人提出书面申请→长沙卫生职业学院审批→转入学校审批→长沙卫生职业学院报湖南省教育厅审批→学生转出 

3、跨省转学者,由转出地省级教育行政部门商转入地省级教育行政部门,按转学条件确认后办理转学手续。  

(三)省教育厅办理转学时间:  

学生转学限每年1月1日至15日和7月1日至15日办理。  

第四章转专业

新生办理注册手续后,原则上不转专业,因特殊情况需转专业的学生,学生本人在第一学年的12月份提出书面申请,经学院批准后于1月1日-15日办理相关手续。另外,学院根据社会对人才需求情况的发展变化,经学生同意,必要时可以适当调整学生所学专业。  

办理流程:由本人或家长到系部领取《转专业申请表》→提出书面申请→相关处室、领导审批→学院报省教育厅审批→转入新专业就读。  

第五章转班级

相同层次、相同学制、相同学习形式之间需转班级的,由学生及家长到系部领取《转班级申请表》→提出书面申请→相关处室、领导审批→学生工作处办理转班相关手续。  

第六章退学与自动退学

一、学生有下列情形之一,应予退学:  

(一)休学期满,在学院规定期限内未提出复学申清或者申请复学经审查不合格的。  

(二)经学院指定医院诊断,患有疾病或者意外伤残无法继续在校学习的。  

(三)未请假或请假未获学院批准离校连续两周末参加学院规定的教学活动的。  

(四)本人申请退学、家长书面同意者。  

二、退学手续的办理:  

学生到系部领取《退学申请表》→提出书面申请→相关处室、领导审批→系部将学生档案退回其家庭户籍所在地→学生工作处将学生户口退回其家庭户籍所在地→学生办理退费手续。  

退学的学生,超过学院规定期限又无正当事由未办理退学手续离校的,系部填写《自动退学报告》→相关处室、领导审批→招生就业处办理自动退学手续。  

注:已办理退学和自动退学手续的学生,不得申请复学。  

三、退学相关要求  

(一)退学的学生,必须在一周时间内离校,档案退回其家庭户籍所在地。  

(二)退学学生学习满一年且成绩合格的学生,经学院批准可发给肄业证书。未经学院批准,擅自离校的学生不发给肄业证书和退学证明。  

(三)取消学籍和自动退学的学生,所交学杂费不予退还,且不得申请复学。  

(四)学生对退学处理有异议的,参照《长沙卫生职业学院学生手册》中有关条款办理。  

第七章留级

学生因不及格科目达到学院规定留级标准的,每学年在9月15日前由教务处统一将留级学生数据交系部,学生本人到系部领取《留级申请表》→提出留级申请→相关处室、领导审批→学生工作处办理下班相关手续(学生随原专业的下一个年级学习)。  

第八章其他

在校学生触犯刑法,被处刑事拘留及以上刑责的,予以开除学籍。  

学生死亡,学院应及时报教育主管部门备案,教育主管部门逐级上报至省级教育行政部门备案。  

第九章毕业生档案管理

一、档案填写要求

档案内的资料一律用碳素墨水笔或黑色中性笔填写,填写工整,不得涂改和折叠,照片一律用一寸照片(4cm×3cm,黑白、彩色均可)。大专学生《毕业生登记表》贴新华图片社统一图像信息采集的照片。  

二、档案资料  

系部从学生入学之日起建立学生学籍档案,学生学籍档案内容包括:  

1、学生档案袋(招生就业处领取)。  

2、《学年鉴定表》(学生工作处领取,盖学生工作处公章)。  

3、三年制大专《高中阶段档案》、《高校招生报名登记表》或《高校招生报名志愿书》。五年制大专《新生报名登记表》(按初中毕业情况填写,盖招生就业处公章)。  

4、《学生学习成绩总表》(教务处领取,盖教务处公章)。  

5、《毕业生体检表》(门诊部领取,盖门诊部公章)。  

6、入团(入党)志愿书、入团(入党)申请书、入党转正申请书(院团委或院党政办领取,或院团委开出转团组织关系介绍信)。  

7、《毕业生登记表》(招生就业处领取,贴新华图片社统一图片采集照片,盖学院公章)。  

8、《实习鉴定本》(盖实习医院公章,学生实习结束后交教务处验审,经审核合格后领回装档)。  

三、档案收集、整理和归档

毕业生档案材料由系部负责收集、整理。系部负责督促学生按要求认真填写,并按规定审查盖章后方能进行整理及归档。于毕业年度的5月将档案交由招生就业处验收、归档,并作为发放《毕业证》的凭据。  

四、档案的接收  

毕业生档案材料属机要文件,按照《湖南省普通大中专学校毕业生档案及户口管理办法》进行管理。  

五、档案的转递  

需调取档案的毕业生,可由接收档案单位人事部门的负责人、本人或档案所有人的委托人到系部领取档案。调取档时凭档案接收单位所出具的调档函及本人身份证,学院和人才交流中心不负责毕业生档案邮寄。  

委托他人调取档案的,需出具以下材料:  

1、档案所有人档案接收单位所出具的调档函。  

2、档案所有人身份证复印件。  

3、委托人的身份证原件及复印件。  

4、档案所有人出具的委托调取档案的授权委托书。  

六、档案的补办  

毕业生档案如有遗失或损毁,根据人事档案管理相关规定不得补办。可由系部出具证明,由党政办公室提供该生的毕业生资格审查表复印件作为证明。  

第十章毕业、结业和肄业

一、毕业

学生在学院规定年限内,修完教育教学计划规定内容,德、智、体达到毕业要求,准予毕业,由学院颁发毕业证书。  

五年制高职学生原则上不颁发中职毕业证书。对于自愿放弃五年制高职学习,申请中职毕业的学生,需符合以下条件:  

1、学生自愿放弃五年制高职学习,学生提交申请中职毕业的书面报告,监护人签署意见。  

2、学院出具该生已经完成中职教育教学计划的书面证明,并向主管教育行政部门提交书面报告。  

3、市州教育局审核同意并加盖公章的书面报告。 

二、结业

在规定学习年限内,修完教育教学计划规定内容,未达到毕业要求的学生,应予结业,可由学院颁发结业证书。结业后可以补考、重修,经学院考核,达到毕业要求,经上级教育主管部门审核,可颁发毕业证书,毕业时间按发证日期填写。 

三、肄业

在规定学习年限内,未能修完教学计划全部课程,但已经学满一年且成绩合格的学生,可发给肄业证明,并注明肄业年限。 

四、毕业证管理办法

为了加强对毕业证的发放和保管工作,进一步规范毕业证管理,特制定本办法。  

一、《毕业证》办理和查询

具备电子注册和录取审批信息有学籍在册的应届中专或大专毕业生。学院严格按照招生时确定的办学类型和学习形式,填写、颁发学历证书。  

高职毕业证书由学院执行高等教育学历证书电子注册管理制度,每年将颁发的毕(结)业证书信息报所在地省级教育行政部门注册,并由省级教育行政部门报国务院教育行政部门备案。毕业证查询登陆“中国高等教育学生信息网”www.chsi.com.cn的“学历网上查询”(本人进行实名制注册后方可查询)。

二、《毕业证》发放标准

毕业生需符合以下四个条件,方可发放《毕业证》:  

1、学生完成在校学习,考试考查科目成绩和实习鉴定合格。  

2、学生在校期间无欠费。  

3、毕业生档案合格。  

4、无学院纪律处分情况。  

三、《毕业证》的办理

毕业证上的姓名和出生日期及身份证号码由学生本人提供,如在校期间有更改请及时提供派出所证明上报修改,大专学生统一使用新华图片社采集的照片办理《毕业证》。  

四、《毕业证》的领取

1、凡符合《毕业证》发放条件的毕业生,其《毕业证》由系部发放。  

2、对违反国家规定入学者,学院不得发给毕(结)业证书。已发的毕(结)业证书,学院应当予以追回并报主管教育行政部门宣布证书无效。  

五、《毕业证》的补办

已领取大专《毕业证》的毕业生,《毕业证》如有遗失的,根据教育部《普通高等学校学生管理规定》第三十九条规定不予补办,可由招生就业处出具相应的证明书,证明书与原证书具有同等效力。  

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